À un moment donné, les archives d’une entreprise peuvent être détruites. Toutefois, cela ne doit pas être fait n’importe comment. En France, la destruction des archives est une opération réglementée par la loi. Elle reste l’affaire d’entreprises spécialisées qui utilisent des équipements appropriés pour éliminer convenablement les documents à détruire.
Destruction des archives après la durée de conservation légale
Sachez que c’est après la durée légale de conservation de vos archives que vous devez procéder à leur destruction. Et pas avant. Dans la définition de la destruction des archives, il est mis en avant l’indispensable nécessité de conserver les documents dans le strict respect des délais légaux. Cela étant, la destruction peut avoir lieu.
Vous devez donc vous informer afin de connaître la durée de conservation de chaque type de document que vous produisez. Par exemple, ceux liés à l’administration fiscale se conservent en général pendant 6 ans. Par compte, certains contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers sont gardés pendant 30 ans.
Notez que pour chaque type de document, il est permis à une entreprise de définir librement une durée de conservation qui est plus longue que celle prescrite par la loi. Dans tous les cas, à un moment donné, la question de la destruction des documents conservés se posera.
Pourquoi détruire ses archives ?
Dans le fonctionnement d’une entreprise, la destruction des archives fait partie des opérations auxquelles il est important d’accorder une attention particulière. Elle permet de gagner de la place dans ses locaux. Aussi, à partir de cette démarche, on fait des économies d’archivage puisque ce sont seulement les documents à conserver qui sont stockés.
En outre, la destruction des archives est une opération qui permet de se conformer au règlement RGPD, surtout en ce qui concerne le droit à l’oubli. Il est bon de noter que des données personnelles peuvent apparaître dans les documents, dans les métadonnées et les outils de gestion. Leur identification est importante, de même que la vérification de leur durée de conservation, ce qui favorise la mise en place optimale de leur destruction.
Pour une meilleure gestion de la destruction de vos archives en se conformant aux délais de conservation prévus par la loi, il est bon d’organiser une campagne annuelle de destruction. Il existe des logiciels de gestion d’archives assurant la génération automatique de l’état des archives qui ont atteint leur durée de conservation.
Comment procéder à la destruction de ses archives ?
Vous pouvez détruire vous-même vos archives. Mais assurez-vous de prendre les précautions qui s’imposent afin de faire la destruction convenablement. Sachez que la loi exige que des dispositions soient prises pour garantir la confidentialité des documents durant leur destruction. Il est notamment important de faire attention à ce point dans le cadre de l’élimination des dossiers médicaux. Il en est de même pour les informations personnelles des salariés, comme l’adresse, le montant du salaire et le compte banque.
Ne perdez pas de vue aussi que de nombreuses informations relatives à votre entreprise sont vitales. C’est le cas des contrats commerciaux, des brevets, des plans ou des informations bancaires. Veillez donc à les préserver lors de la destruction de vos archives. Hormis les problèmes de confidentialité pour l’entreprise, les dirigeants de l’entreprise s’exposent à des poursuites pénales en cas de non-destruction de documents à caractère personnel.
Sachez également que l’usurpation d’identité est monnaie courante. Il faut donc faire attention. Si vous jetez vos documents confidentiels dans la poubelle ou si vous les détruisez partiellement, les gens peuvent les récupérer et usurper votre identité.
Les organismes publics ont l’obligation de mettre en place un tableau dénommé « certificat de destruction » attestant de l’opération de destruction. Son établissement doit être fait avant d’initier l’opération. En ce qui concerne les entreprises privées, c’est seulement en ayant recours à une société tierce pour procéder à la destruction de leurs archives qu’elles peuvent avoir un certificat de destruction. Celui-ci leur est remis en fin de processus.
Notez toutefois que devant la loi, le certificat de destruction est insuffisant. Le plus important est que l’entreprise s’assure de la destruction parfaite de ses documents et prenne les mesures nécessaires pour éviter la perte d’une information confidentielle ou sensible. Cela explique pourquoi il est très souvent proposé de détruire les archives sur le site de l’entreprise afin d’avoir l’assurance de leur destruction effective. Les spécialistes en la matière utilisent des camions broyeurs. Avec un tel engin, tous les éléments (papiers, CD, disques durs…) à détruire sont totalement broyés. Et les résidus sont stockés immédiatement dans des conteneurs à déchets sécurisés.