La GED (Gestion Electronique des Documents) est une démarche informatique à partir de laquelle des moyens électroniques sont mis en œuvre afin de faciliter la gestion des documents. Une multitude d’opérations et actions est réalisée dans le cadre de celle-ci. La GED favorise la gestion parfaite des flux de documents. Sont concernés aussi bien les documents qui circulent au sein de l’entreprise que ceux qui entrent ou en sortent. Notez également que lorsqu’on parle de la GED, on peut faire référence aux logiciels qui sont utilisés pour le déploiement du processus en lui-même.
Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents
La Gestion Électronique des Documents (GED) est un système qui permet de gérer, stocker, classer, et partager des documents sous forme électronique. Ce processus comprend la numérisation de documents papiers, l’organisation de fichiers numériques, la mise en place de méthodes de recherche efficaces, et la sécurisation de l’accès aux documents.
La GED vise à améliorer l’efficacité et la productivité en réduisant le temps nécessaire pour localiser et manipuler les informations. Elle facilite également la collaboration et le partage des informations au sein d’une organisation et avec des partenaires extérieurs.
Ces systèmes aident à assurer la conformité aux normes légales et réglementaires en matière de conservation et de gestion des documents.
Principales fonctionnalités de la GED
La gestion électronique des documents (GED) propose plusieurs fonctionnalités essentielles pour une gestion efficace des documents numériques au sein des entreprises et des organisations.
Les principales fonctionnalités de la GED comprennent :
- Numérisation et importation de documents : Elle permet de convertir les documents papier en format numérique et d’importer des fichiers électroniques.
- Indexation et classement : Cette fonction organise les documents en les classant et en les indexant pour faciliter la recherche et l’accès.
- Recherche et accès aux documents : La GED offre des fonctions de recherche avancée pour retrouver facilement les documents grâce à des mots-clés, des tags ou d’autres critères.
- Gestion des versions : Elle permet de suivre et de gérer les différentes versions d’un document, conservant ainsi un historique des modifications.
- Contrôle d’accès et sécurité : La GED impose des restrictions d’accès basées sur des rôles ou des niveaux d’autorisation pour garantir la sécurité des informations sensibles.
- Partage et collaboration : Elle fournit des outils pour le partage de documents et la collaboration en temps réel entre utilisateurs.
- Archivage et conformité : La GED assure l’archivage à long terme des documents et la conformité avec les réglementations en vigueur.
- Workflow et automatisation des processus : Cette fonctionnalité permet l’automatisation des processus métier liés aux documents.
- Intégration avec d’autres systèmes : La GED peut s’intégrer avec d’autres systèmes d’information de l’entreprise.
- Analyse et reporting : Elle offre des outils pour suivre l’utilisation des documents et améliorer les processus de gestion.
Ce mode de fonctionnement de la GED permet la réalisation d’une grande diversité d’actions dans le cadre de la gestion électronique des documents
Ce tableau illustre les principaux avantages de la GED, tout en soulignant les défis et enjeux à considérer pour une mise en œuvre et une utilisation efficaces.
| Intitulé | Avantage | Enjeu |
|---|---|---|
| Amélioration de l’efficacité | Gain de temps dans la recherche et l’accès aux documents. | Nécessité de protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés. |
| Optimisation des processus | Automatisation des tâches répétitives et des workflows. | Respect des normes légales en matière de conservation et de gestion des documents. |
| Collaboration accrue | Facilite le travail d’équipe et le partage d’informations. | Investissement initial et complexité de mise en œuvre et de maintenance. |
| Réduction des coûts | Diminution des coûts liés au stockage physique et à la gestion des documents papier. | Nécessité de former les utilisateurs et de favoriser l’adoption du système. |
| Accès mobile et à distance | Accès aux documents depuis n’importe où, favorisant le télétravail. | Défis liés à l’intégration avec les systèmes existants de l’entreprise. |
| Conservation à long terme | Archivage sécurisé et durable des documents importants. | Nécessité de mettre à jour régulièrement la solution pour suivre l’évolution technologique. |
Les différentes phases d’un processus de GED
Le lancement d’un processus de GED comprend plusieurs phases.
- Numérisation des documents lorsqu’ils ne sont pas natifs numériquement : pour cela, il est nécessaire de scanner les documents papier et appliquer ensuite un traitement de reconnaissance de texte afin de les transformer en documents numériques. Un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères) est utilisé à cet effet.
- Traitement des documents : le but est de les classifier, de les référencer et de les indexer. Une description de chaque document et son contenu est effectuée afin de faciliter son exploitation.
- Stockage des données : il est bon de le faire de manière à ce qu’elles soient accessibles rapidement. À ce propos, il est nécessaire de réaliser des copies de sauvegarde qui sont d’une grande utilité en cas d’accidents, tels qu’une panne de matériel ou un incendie.
- Archivage des documents : tout doit être mis en œuvre pour archiver légalement certains documents. Ces derniers ne servent donc pas dans les opérations quotidiennes. En fonction du type de document, un certain délai d’archivage doit absolument être respecté. Par exemple, les livres et registres comptables doivent être archivés pendant 10 ans.
Mise en place de la GED en complément d’un SAE
Très souvent, GED et SAE sont confondus, alors que leurs objectifs sont différents. Si la GED est un outil qui facilite l’activité de l’entreprise, le SAE (Système d’archivage électronique) par contre est une solution de sécurisation des documents. Néanmoins, la mise en place de la GED est envisageable en complément d’un SAE. Concrètement, après avoir parfaitement décrit et classé les documents grâce à la GED, il faut les conserver dans un SAE afin de garantir leur disponibilité, leur confidentialité et leur pérennité. L’association GED-SAE apporte une efficacité maximale.
Impact de la GED dans l’organisation de l’entreprise
En mettant en place une GED, vous parviendrez à constituer un référentiel de l’ensemble des documents de votre entreprise, que ceux-ci soient structurés ou non. Vous serez ainsi en mesure de gérer leur cycle de vie depuis leur création jusqu’à l’archivage numérique. Ce procédé informatique a un impact positif sur votre organisation, et cela se constate à plusieurs niveaux :
- Accès et traitement des documents plus rapides : l’information étant stockée et classée instantanément, il est possible de consulter tous les dossiers et documents en un simple clic.
- Coûts réduits : le déploiement de la GED permet de gagner en productivité, du fait notamment de la réactivité des collaborateurs, de la rapidité d’accès à l’information et du gain de place. En outre, des économies non négligeables sont réalisées, aussi bien en argent qu’en temps.
- Circulation des flux d’information facilitée : la démarche est structurante pour les dossiers et les processus, car l’information contenue dans la GED se veut une base de classement commune. La circulation des flux d’information dans l’entreprise et avec l’extérieur est ainsi facilitée.
- Respect des règles et des normes de classement : en effet, la GED permet d’avoir une solution personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation
- Respect de la politique de sécurité : la GED favorise également un accès sécurisé aux données et est adaptée aux différents profils d’utilisateurs.