En quoi consiste la GED ?

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Written By Jean de la Tour

 

La GED (Gestion Electronique des Documents) est une démarche informatique à partir de laquelle des moyens électroniques sont mis en œuvre afin de faciliter la gestion des documents. Une multitude d’opérations et actions est réalisée dans le cadre de celle-ci. La GED favorise la gestion parfaite des flux de documents. Sont concernés aussi bien les documents qui circulent au sein de l’entreprise que ceux qui entrent ou en sortent. Notez également que lorsqu’on parle de la GED, on peut faire référence aux logiciels qui sont utilisés pour le déploiement du processus en lui-même.

Principales fonctionnalités de la GED

Il est possible de réaliser une diversité d’actions dans le cadre de la gestion électronique des documents. En cliquant pour découvrir le fonctionnement de la GED, vous verrez que cela est clairement mis en avant. Dans le lot des fonctionnalités de ce processus informatique, on peut évoquer le fait de modifier facilement un document. Aussi grâce à la GED, il est possible de faire coexister plusieurs versions d’un document, de créer un historique des opérations, de gérer des règles de conservation et de détruire un document. En outre, on peut définir une structure organisée de classement sous le contrôle des utilisateurs.

Les différentes phases d’un processus de GED

Le lancement d’un processus de GED comprend plusieurs phases.

  • Numérisation des documents lorsqu’ils ne sont pas natifs numériquement : pour cela, il est nécessaire de scanner les documents papier et appliquer ensuite un traitement de reconnaissance de texte afin de les transformer en documents numériques. Un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères) est utilisé à cet effet.
  • Traitement des documents : le but est de les classifier, de les référencer et de les indexer. Une description de chaque document et son contenu est effectuée afin de faciliter son exploitation.
  • Stockage des données : il est bon de le faire de manière à ce qu’elles soient accessibles rapidement. À ce propos, il est nécessaire de réaliser des copies de sauvegarde qui sont d’une grande utilité en cas d’accidents, tels qu’une panne de matériel ou un incendie.
  • Archivage des documents : tout doit être mis en œuvre pour archiver légalement certains documents. Ces derniers ne servent donc pas dans les opérations quotidiennes. En fonction du type de document, un certain délai d’archivage doit absolument être respecté. Par exemple, les livres et registres comptables doivent être archivés pendant 10 ans. 

Mise en place de la GED en complément d’un SAE

Très souvent, GED et SAE sont confondus, alors que leurs objectifs sont différents. Si la GED est un outil qui facilite l’activité de l’entreprise, le SAE (Système d’archivage électronique) par contre est une solution de sécurisation des documents. Néanmoins, la mise en place de la GED est envisageable en complément d’un SAE. Concrètement, après avoir parfaitement décrit et classé les documents grâce à la GED, il faut les conserver dans un SAE afin de garantir leur disponibilité, leur confidentialité et leur pérennité. L’association GED-SAE apporte une efficacité maximale. 

Impact de la GED dans l’organisation de l’entreprise

En mettant en place une GED, vous parviendrez à constituer un référentiel de l’ensemble des documents de votre entreprise, que ceux-ci soient structurés ou non. Vous serez ainsi en mesure de gérer leur cycle de vie depuis leur création jusqu’à l’archivage numérique. Ce procédé informatique a un impact positif sur votre organisation, et cela se constate à plusieurs niveaux :

  • Accès et traitement des documents plus rapides : l’information étant stockée et classée instantanément, il est possible de consulter tous les dossiers et documents en un simple clic.
  • Coûts réduits : le déploiement de la GED permet de gagner en productivité, du fait notamment de la réactivité des collaborateurs, de la rapidité d’accès à l’information et du gain de place. En outre, des économies non négligeables sont réalisées, aussi bien en argent qu’en temps.
  • Circulation des flux d’information facilitée : la démarche est structurante pour les dossiers et les processus, car l’information contenue dans la GED se veut une base de classement commune. La circulation des flux d’information dans l’entreprise et avec l’extérieur est ainsi facilitée.
  • Respect des règles et des normes de classement : en effet, la GED permet d’avoir une solution personnalisée et adaptée à chaque type de métier et d’organisation
  • Respect de la politique de sécurité : la GED favorise également un accès sécurisé aux données et est adaptée aux différents profils d’utilisateurs.

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